Niet alle documenten hoeven/mogen met alle betrokken partijen gedeeld worden en niet elk bouwteamlid heeft dezelfde taak of bevoegdheid. In de gebruikersrollen wordt gedefinieerd of een teamlid documenten mag goedkeuren of juist documenten ter goedkeuring moet aanbieden. Niet iedere gebruiker mag documenten en mappen verwijderen of andere gebruikers toevoegen en verwijderen.

Naast de gebruikersrollen moeten ook de toegangsrechten worden ingesteld. Deze toegangsrechten worden aan een nieuwe gebruiker toegewezen. Wanneer een gebruiker aan een nieuw project wordt toegevoegd worden deze rechten automatisch voor het betreffende project ingesteld. Op projectniveau kunnen toegangsrechten indien gewenst worden aangepast.