Voor de opslag is er een vaste mappenstructuur met 6 hoofdmappen, hiervoor kunnen desgewenst afwijkende namen worden ingesteld. Deze zijn dan echter wél voor alle projecten hetzelfde. 
Middels een sjabloon (of handmatig via de “mappenstructuur knop” in het menu) kunnen submappen en sub-submappen met namen naar keuze worden aangemaakt. Ook kunnen hier later nog mappen worden toegevoegd of verwijderd.

De hoofdmap voor “maintenance” (Meest rechts op het dashboard) Beschikt over een extra functie voor het bewaken van de actualiteit van documenten. In deze map kunnen bijvoorbeeld certificaten, inspectierapporten en onderhoudsrapporten worden opgeslagen en voorzien worden van een expiratie datum.
Deze functie zorgt voor alerts m.b.t. naderende expiraties zodat de gebruiker tijdig ingrijpt en de documenten actueel houdt.

Indien een (sub-)map wit is, bevat deze geen documenten. Gekleurde mappen bevatten al dan niet beschikbare documenten,
Indien een map wordt geopend verschijnt daaronder een overzicht van de documenten in betreffende map. 

De diverse kolommen bevatten de volgende informatie:
– Document naam
– Al dan niet beschikbaar
– Actuele versie
– Oudere versies
– Document in behandeling
– Eigenaar van het document
– Uitgifte datum
– Soort document

Achter de documenten staan diverse icoontjes, het aantal is afhankelijk van de gebruikers rol die je hebt. Van links naar rechts:
– Wijzigen document informatie
– Printknop voor QR-code sticker voor het document
– Download document knop
– E-mail document verantwoordelijke
– Verwijder document (alleen managers)

Een document kan diverse statussen hebben.

In de standaard mappen:
1) document niet beschikbaar (rood kruisje in kolom beschikbaar)
2) document niet beschikbaar omdat deze nog niet is goedgekeurd (in behandeling)
3) document wél beschikbaar (groen vinkje in kolom beschikbaar)
4) document wél beschikbaar maar nieuwe versie wacht op goedkeuring (in behandeling)

In de “Maintenance” map
5) document wél beschikbaar maar niet actueel (rood kruisje in kolom actueel)
6) document actueel (groen vinkje in kolom actueel
7) minder dan 6 maanden tot expiratie, (1 uitroepteken in kolom alerts)
8) minder dan 3 maanden tot expiratie (2 uitroeptekens in kolom alerts)
9) minder dan 1 maand tot expiratie ( 3 uitroeptekens in kolom alerts)

Een document toevoegen in XS Project gaat in 2 stappen.

Eerst moet een document op de juiste locatie (map) worden gedefinieerd. Naam, type, eigenaar en referentie van het document moeten hier worden ingevoerd.

Er zijn 3 manieren om een document toe te voegen. 

Er zijn 2 manieren om een document te uploaden . 

Indien een document goedkeuring vereist zal dit bij het uploaden moeten worden aangegeven door een “goedkeurder” te selecteren in het dropdown menu.
Deze persoon krijgt een melding in zijn notificaties en hij of zij moet het document controleren. Zolang het document niet is goedgekeurd blijft de status “in behandeling” en is document niet beschikbaar in de projectmap.

De goedkeurder ziet in zijn overzicht welk document “in behandeling/pending” is.
Indien het document akkoord is voor verspreiding, volstaat het aanklinken van het vinkje bij “pending” waarmee de status wijzigt naar “goedgekeurd/approved” en daarmee beschikbaar komt voor de rest van bouwteam.

Indien het document niet akkoord is kan deze worden afgekeurd door achter “pending” op het kruisje te klikken. Het document wordt daarmee verwijderd en er opent een e-mail naar de aanbieder van het document, waarbij de melding dat het document is afgekeurd automatisch in het onderwerp wordt vermeld.
In de mail kan vervolgens toelichting over de afkeur worden gegeven en eventuele opmerkingen op het document worden toegevoegd. 

De aanbieder kan deze opmerkingen vervolgens verwerken waarna hij of zij het document opnieuw en met hetzelfde versienummer ter controle kan aanleveren.

In het menu is een zoekfunctie opgenomen welke middels diverse criteria een gewenst zoekresultaat oplevert. Om een zoekresultaat te genereren moet minimaal een project worden geselecteerd, de overige filters zijn optioneel.

In het zoekresultaat kunnen documenten geselecteerd worden om deze te exporteren naar een Zip-file, te verplaatsen of te uploaden naar externe applicaties.

Documenten worden standaard opgeslagen in de Azure Cloud van Microsoft.

Indien er gekozen wordt voor een koppeling met Sharepoint (uitleg hierover is te vinden bij de integratie), worden de mappenstructuur en de documenten opgeslagen in de geconfigureerde Sharepoint omgeving.